As planilhas de arquivos agilizam o processo de entrada de dados e reduzem o tempo de entrada de dados. O Administrador de documentos IMC utiliza dois tipos de planilhas de arquivos: 

• Planilhas de arquivos personalizadas
• A planilha de arquivos padrão da Iron Mountain

Planilhas de arquivos personalizadas controlam quais campos serão pesquisa, quais serão habilitados e quais serão desabilitados quando um usuário criar uma informação do arquivo. Os administradores do sistema criam planilhas de arquivos personalizadas e as atribuem aos níveis de cliente, divisão e departamento de uma companhia. Os usuários individuais podem controlar de forma mais abrangente os campos de entrada do arquivo habilitados e obrigatórios personalizando o layout da planilha durante a criação do arquivo.

A planilha de arquivos padrão da Iron Mountain é predefinida e não pode ser modificada nem removida. Os clientes que não estiverem atribuídos a uma planilha de arquivos personalizada usam automaticamente a planilha de arquivos padrão da Iron Mountain. 

Regras das planilhas de arquivos

Nomenclatura: 

• Você deve dar um nome exclusivo a cada planilha de arquivos personalizada que atribuir ao mesmo cliente. 
• As planilhas de arquivos personalizadas atribuídas a diferentes clientes podem usar o mesmo nome. 

Atribuição: 

• As planilhas de arquivos são atribuídas no nível de cliente, divisão e/ou departamento.
• A atribuição de uma planilha de arquivos personalizada a uma divisão e/ou departamento que já usa uma planilha de arquivos personalizada substitui a planilha de arquivos original.   
• A atribuição de uma planilha de arquivos personalizada a uma divisão ou departamento que já estava usando uma planilha de arquivos padrão substitui a planilha de arquivos padrão.  

Remoção:

• Você pode remover planilhas de arquivos personalizadas ativas e inativas. 
• Não é possível remover a planilha de arquivos padrão da Iron Mountain.

Status:

• As planilhas de arquivos personalizadas atribuídas a pelo menos um cliente, divisão ou departamento são ativas. As planilhas ativas serão exibidas em AZUL na planilha Manage File Templates (Gerenciar planilhas de arquivos).
• As planilhas se tornam inativas quando todos os clientes, divisões e/ou departamentos forem removidos. As planilhas inativas são exibidas em CINZA na planilha Manage File Templates (Gerenciar planilhas de arquivos) e não podem ser visualizadas nem editadas, somente removidas.